1. Rekisterinpitäjä

​
Nimi: Adventurous Ideas Oy
Y-tunnus: 2838796-4
Postiosoite: ℅ Valo Hotel & Work, Mannerheimintie 109, 00280 Helsinki
 
​
 

2. Rekisterin nimi

​
Adventurous Ideas Oy:n hankeavustushakemusten käsittelyjärjestelmä
 
​
 

3. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

​
Rekisterinpitäjän vastuuhenkilön yhteystiedot saatavilla pyydettäessä sähköpostitse:
info (at) adventurousideas.org
 
​
 

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

​
Henkilötietoja käsitellään hankeavustushakemusten vastaanottamiseen, arviointiin, päätöksentekoon, maksamiseen, raportointiin ja yhteydenpitoon liittyvissä tarkoituksissa.
​
Kerättäviä tietoja ovat mm.:

• Hakijan ja mahdollisten työryhmän jäsenten yhteystiedot
• Hakemuksen sisältö ja liitteet
• Maksutiedot, kuten pankkitilitiedot




• Hakemusten käsittelyyn ja päätöksentekoon liittyvät tiedot




• Järjestelmän käytöstä syntyvät lokitiedot




• Järjestelmän sisäiset viestit rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä




Tietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja yhtiön oikeutettuun etuun käsitellä hakemuksia asianmukaisesti. Tietojen antaminen on edellytys hakemuksen käsittelemiselle.
 
​
 

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

​
Tietoja voivat käsitellä Adventurous Ideas Oy:n henkilöstö, hakemusten arviointiin nimetyt asiantuntijat, järjestelmän tekninen ylläpito, taloushallinnon ja maksuliikenteen vastuuhenkilöt sekä tilintarkastajat. Kaikilla käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset, ja tietoja näytetään vain siinä laajuudessa kuin tehtävän hoitaminen edellyttää.

 
 

6. Rekisterin suojaus

​

• Järjestelmään pääsy edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa.
• Käyttö tapahtuu suojatun SSL-yhteyden kautta.
• Lokitietoja käytetään valvontaan ja tietoturvan ylläpitämiseen.
• Tiedot tallennetaan suojattuihin pilvipalveluihin, joihin pääsy on rajattu ennalta määrätyille henkilöille.




7. Tietojen säilytysaika

​

• Käyttäjätunnukset: Poistetaan, jos ei-aktiivisia hakemuksia ja käyttäjätunnusta ei ole käytetty yli kolmeen vuoteen.
• Keskeneräiset hakemukset: Poistetaan viimeistään 18 kuukauden kuluttua kun keskeneräistä eli lähettämätöntä hakemusta on viimeksi käsitelty.
• Arviointitiedot: Poistetaan, kun niille ei ole tarvetta tai viimeistään kahden vuoden kuluttua päätösvuoden päättymisestä.
• Hylätyt hakemukset: Poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään kahden vuoden sisällä päätösajankohdasta.
• Liitteet: Poistetaan viimeistään kahden vuoden kuluttua raportoinnin päättymisestä.
• Myönnetyt avustukset ja maksutiedot: Keskeiset tiedot (saaja, summa, tarkoitus) ja niihin liittyvät raportit säilytetään pitkäaikaisesti, tilinumerot ja mahdolliset henkilötunnukset poistetaan kahden vuoden kuluttua raportoinnin päättymisestä.

 
​
 

8. Rekisteröidyn oikeudet

​
Rekisteröidyllä on oikeus:

• Tarkastaa ja muokata järjestelmään tallennettuja tietojaan
• Pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• Ladata hakemus pdf-muodossa
• Tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsoo tietoja käsitellyn virheellisesti




 
Hakemusten arviointitietoihin ja tilastotarkoituksiin anonymisoituihin tietoihin ei ole tarkastusoikeutta.
 
​
 

9. Tietojen luovutus

​

• Tiedot myönnetyistä hankeavustuksista voidaan luovuttaa viranomaisille lakisääteisten velvoitteiden mukaisesti (esim. Verohallinto).
• Myönnettyjen avustuksien saajat, summat ja mahdolliset hanketiivistelmät voidaan julkaista Adventurous Ideas Oy:n verkkosivustolla ja/tai raporteissa.
• Yhtiö voi luovuttaa tarpeellisia hakemustietoja toisille rahoittajille, jos kyseessä on yhteisrahoitettu hanke.